ขอเป็นกำลังใจให้ทุกครอบครัว พนักงาน และผู้ประกอบการที่ได้รับผลกระทบจากน้ำท่วมครั้งนี้ หากต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วน ติดต่อสายด่วน ปภ. 1784 ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
สมมติว่าตีห้าครึ่ง หัวหน้าคลังส่งข้อความมาว่าน้ำเริ่มเข้าโกดังที่สมุทรปราการ ก่อนเจ็ดโมงเช้าคุณต้องตัดสินใจหลายเรื่องพร้อมกัน สินค้าในโกดังนั้นมีอะไร มูลค่าเท่าไหร่ และต้องย้ายอะไรก่อน ออเดอร์ไหนต้องส่งจากโกดังนี้ในสัปดาห์นี้ และลูกค้ารายไหนต้องรู้ก่อน พนักงานคนไหนบ้านอยู่ในพื้นที่น้ำท่วม ใครยังมาทำงานได้ ซัพพลายเออร์รายไหนอยู่ในนิคมที่หยุดเดินเครื่อง
ถ้าข้อมูลอยู่ในระบบเดียว คำถามพวกนี้ตอบได้ในไม่กี่นาที ถ้าไม่ใช่ คุณต้องโทรถามคนห้าคน แล้วได้ตัวเลขกลับมาห้าชุด
สถานการณ์ตอนนี้
ฝนตกหนักต่อเนื่องช่วงปลายเดือนกันยายน รวมกับน้ำจากภาคเหนือที่ไหลลงมาสมทบภาคกลาง ทำให้น้ำท่วมเป็นวงกว้าง ข้อมูลจาก ปภ. ที่กรุงเทพธุรกิจสรุปไว้ระบุว่าน้ำท่วมกระทบ 30 จังหวัด 191 อำเภอ รวม 1,177,404 ครัวเรือน หรือราว 3.35 ล้านคน พื้นที่ที่หนักที่สุดมีสมุทรปราการ ปทุมธานี และฉะเชิงเทรา บางจังหวัดน้ำยังขึ้นต่อเนื่อง ส่วนกรุงเทพฯ มีฝนสะสมราว 320 มม. ใน 3 วัน เท่ากับปริมาณฝนทั้งเดือนกันยายนตามปกติ (Reuters)
ภาคธุรกิจได้รับผลกระทบหนักเช่นกัน สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทยประเมินความเสียหายโดยตรงต่อภาคการผลิตราว 1,018 ล้านบาท โรงงานในนิคมอมตะซิตี้ ชลบุรี เสียหายอย่างน้อย 34 แห่งหลังคันกั้นน้ำแตก และผลกระทบทางเศรษฐกิจทั้งประเทศอาจสูงถึงราว 69,000 ล้านบาท Toyota ปิดโรงงาน 4 แห่งชั่วคราวเพราะชิ้นส่วนส่งมาไม่ได้ ส่วนการบินไทยหยุดรับส่งสินค้าทางอากาศชั่วคราวเพราะพนักงานเดินทางมาทำงานไม่ได้
หลายธุรกิจไม่ได้หยุดเพราะน้ำเข้าโรงงานตัวเอง แต่หยุดเพราะชิ้นส่วนมาไม่ถึง หรือคนมาทำงานไม่ได้ ความเสียหายลามผ่านซัพพลายเชนและผ่านคน
ทำไมข้อมูลชุดเดียวสำคัญที่สุดตอนวิกฤต
Single Source of Truth คือการเก็บข้อมูลหลักของธุรกิจ ได้แก่ สินค้า สต็อก ลูกค้า ออเดอร์ ซัพพลายเออร์ พนักงาน และทรัพย์สิน ไว้ในระบบเดียวที่ทุกแผนกเห็นตรงกัน
วันปกติ ข้อมูลที่กระจายอยู่หลายที่แค่ทำให้งานช้า แต่วันวิกฤตมันทำให้ตัดสินใจผิด สต็อกอยู่ใน Excel ของคลัง ออเดอร์อยู่ในอีเมลฝ่ายขาย รายชื่อพนักงานอยู่ใน LINE กลุ่ม ทะเบียนทรัพย์สินอยู่กับฝ่ายบัญชี พอน้ำมา ต้องมีคนนั่งรวมข้อมูลด้วยมือ และไม่มีใครแน่ใจว่าตัวเลขไหนล่าสุด
ถ้าข้อมูลอยู่ในระบบเดียว เปิดระบบแล้วกรองตามโกดังก็เห็นสต็อกและมูลค่าทันที เห็นออเดอร์ที่ผูกกับโกดังนั้นและลูกค้าที่ต้องแจ้ง ย้ายการจัดส่งไปโกดังอื่นได้ และทุกแผนกทำงานบนตัวเลขชุดเดียวกัน
5 คำถามที่ระบบเดียวตอบได้ทันที
- สต็อกในพื้นที่เสี่ยงมีอะไร มูลค่าเท่าไหร่ จะได้รู้ว่าต้องย้ายหรือยกอะไรขึ้นที่สูงก่อน
- ออเดอร์และลูกค้ารายไหนได้รับผลกระทบ จะได้แจ้งลูกค้าก่อนที่เขาจะโทรมาถาม และเสนอส่งจากจุดอื่น
- ซัพพลายเออร์รายไหนอยู่ในพื้นที่น้ำท่วม จะได้หาแหล่งสำรองก่อนวัตถุดิบขาด
- พนักงานคนไหนอยู่ในพื้นที่ประสบภัย จะได้ดูแลความปลอดภัยและจัดกะงานใหม่ได้เร็ว ที่อยู่และเบอร์ติดต่อพนักงานเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ใช้เพื่อดูแลความปลอดภัยได้ แต่ควรจำกัดคนที่เข้าถึง
- ทรัพย์สินและเอกสารสำหรับเคลมประกัน รายการเครื่องจักร สินค้า ราคาทุน ใบซื้อ พร้อมรูปถ่ายก่อนและหลังเกิดเหตุ
ข้อ 5 เป็นข้อที่คนมักลืม หลังน้ำลด ธุรกิจที่มีหลักฐานครบเคลมได้เร็วและได้ครบกว่าธุรกิจที่ต้องมานั่งรวบรวมใบเสร็จจากกล่องที่เปียกน้ำ
ถ้ากำลังเจอน้ำท่วมอยู่ตอนนี้
ความปลอดภัยของคนต้องมาก่อนเสมอ ตัดไฟในพื้นที่เสี่ยง และอย่าให้พนักงานเสี่ยงชีวิตเพื่อย้ายสินค้า
จากนั้นถ่ายรูปและวิดีโอสินค้า เครื่องจักร และอาคารไว้ให้มากที่สุด ให้มีวันที่และเวลากำกับ ดึงตัวเลขสต็อกล่าสุดก่อนน้ำเข้าเก็บไว้ จะ export หรือพิมพ์ออกมาก็ได้ ตัวเลขชุดนี้คือฐานสำหรับเคลมประกัน แจ้งลูกค้าที่มีออเดอร์ค้างก่อน ไม่ต้องรอให้ลูกค้าถาม และติดต่อบริษัทประกันให้เร็วที่สุด ถามให้ชัดว่าต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
หลังน้ำลด สิ่งที่ควรวางไว้ก่อนฤดูฝนปีหน้า
น้ำท่วมในไทยเกิดซ้ำได้ คำถามที่ควรถามตอนนี้คือ ถ้าปีหน้าเกิดอีก ทีมจะตอบคำถามข้างบนได้เร็วแค่ไหน
- รวมข้อมูลหลักเข้าระบบเดียว ทั้งสินค้า สต็อกแยกตามโกดัง ลูกค้า ซัพพลายเออร์ พนักงาน และทะเบียนทรัพย์สิน
- ระบุพื้นที่เสี่ยงไว้ในข้อมูล ติดป้ายโกดัง ซัพพลายเออร์ และสาขาที่อยู่ในพื้นที่น้ำท่วมซ้ำ จะได้เห็นภาพรวมความเสี่ยงทันที
- บันทึกซัพพลายเออร์สำรองไว้ในระบบ ไม่ใช่อยู่แค่ในหัวของฝ่ายจัดซื้อ
- ให้ระบบเข้าถึงได้จากทุกที่ ถ้าเซิร์ฟเวอร์อยู่ในอาคารที่น้ำท่วม ข้อมูลก็หายไปพร้อมอาคาร ระบบบนคลาวด์ที่สำรองข้อมูลไว้ช่วยให้ทีมทำงานต่อจากบ้านได้
- ซ้อมแผนสักครั้ง สมมติว่าโกดังหลักใช้ไม่ได้ แล้วจับเวลาว่าทีมใช้กี่นาทีในการตอบ 5 คำถามข้างบน
งานที่ Enersys ทำ
เรารวมข้อมูลสต็อก การขาย การจัดซื้อ บัญชี พนักงาน และทรัพย์สินไว้บน Odoo ERP ระบบเดียว ให้ทุกแผนกเห็นตัวเลขเดียวกัน ทั้งในวันปกติและวันที่ต้องตัดสินใจเร็ว และกำหนดสิทธิ์ให้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและลูกค้าเข้าถึงได้เฉพาะคนที่จำเป็นตาม PDPA
ถ้าน้ำท่วมครั้งนี้ทำให้เห็นว่าข้อมูลขององค์กรยังกระจายอยู่หลายที่ และอยากเตรียมให้พร้อมก่อนฤดูฝนปีหน้า คุยกับทีม Enersys ได้ เราเริ่มจากสำรวจว่าวันนี้ข้อมูลอะไรอยู่ที่ไหน
แหล่งข้อมูล
