ร่างกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ก่อนเปลี่ยนระบบเซ็นสัญญา ธุรกิจควรตรวจอะไร

สมมติว่าลูกค้าส่ง PDF ที่เซ็นแล้วกลับมา แต่ทีมขายเก็บไฟล์หนึ่ง ฝ่ายกฎหมายอนุมัติอีกไฟล์ และไม่มีใครบอกได้ว่าคนที่เซ็นมีอำนาจลงนามเรื่องนี้หรือไม่ ปัญหาแบบนี้แก้ด้วยปุ่มเซ็นออนไลน์อย่างเดียวไม่ได้ ต้องตามรอยเอกสารและการอนุมัติได้ด้วย

ข่าวเกี่ยวกับร่างกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงน่าอ่านในฐานะโอกาสทบทวนกระบวนการ ไม่ใช่เหตุให้รีบซื้อระบบใหม่

ข่าววันที่ 29 กันยายนบอกอะไร และยังไม่ได้บอกอะไร

ข่าวทำเนียบรัฐบาลวันที่ 29 กันยายน 2569 ระบุว่ามีการเสนอร่าง พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ต่อคณะรัฐมนตรี โดยกล่าวถึงลายมือชื่อและตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ สัญญาจากระบบอัตโนมัติ ตราสารเปลี่ยนมืออิเล็กทรอนิกส์ และการกำกับบริการที่เกี่ยวข้องตามความเสี่ยง

บทความนี้อธิบายข้อเสนอจากข่าวรัฐบาล ไม่ใช่ตัวบทฉบับสุดท้าย และไม่ควรอ่านว่าเรื่องเหล่านี้เพิ่งมีผลทางกฎหมายเป็นครั้งแรก หรือเป็นหน้าที่ใหม่ที่ธุรกิจต้องทำวันนี้

ข่าวระบุเงื่อนไขว่า หากร่างผ่านกระบวนการตามกฎหมายและประกาศในราชกิจจานุเบกษาแล้ว จะมีผลเมื่อพ้น 180 วันนับแต่วันประกาศ จึงเริ่มนับจากวันแถลงข่าวไม่ได้ ข่าวนี้ไม่ได้ยืนยันว่าการนับถอยหลังเริ่มแล้ว ตรวจเงื่อนไขจากต้นฉบับ

ประเด็นที่ยังต้องติดตามคือตัวบทสุดท้าย ขอบเขตผู้ให้บริการ และรายละเอียดกฎที่ตามมา การเตรียมงานด้านล่างเป็นข้อเสนอเชิงปฏิบัติของ Enersys เพื่อช่วยให้ธุรกิจตรวจระบบของตนเอง ไม่ใช่รายการหน้าที่ตามร่างกฎหมาย

เริ่มจากสัญญาหนึ่งฉบับที่ทีมค้นหลักฐานได้จริง

เลือกสัญญาที่ใช้งานประจำมาหนึ่งประเภท เช่น สัญญาบริการ แล้วไล่ตั้งแต่ร่างเอกสาร ขออนุมัติ ส่งให้คู่ค้า ลงนาม จนถึงเก็บฉบับสมบูรณ์ ถามแต่ละฝ่ายว่าใช้ไฟล์ไหนเป็นต้นฉบับ และเมื่อมีการแก้ไข ใครเป็นคนยืนยันว่าต้องขออนุมัติใหม่

การพิสูจน์ว่าใครใช้บัญชีลงนามกับการตรวจว่าบุคคลนั้นมีอำนาจผูกพันบริษัทเป็นคนละคำถาม ทีมควรบันทึกหลักฐานที่ใช้ตรวจทั้งสองเรื่องให้สัมพันธ์กับเอกสารฉบับที่เซ็น รวมถึงกำหนดว่าใครตรวจและใครตัดสินเมื่อข้อมูลไม่ตรงกัน

อย่าเริ่มจากการเก็บข้อมูลเพิ่มทุกอย่าง ให้ฝ่ายกฎหมาย เจ้าของกระบวนการ และไอทีตกลงก่อนว่าหลักฐานใดจำเป็น ใครเข้าถึงได้ และเก็บไว้นานเท่าไรตามประเภทเอกสารและกฎที่ใช้กับธุรกิจนั้น